Vanaf 25 mei 2018 is in Europa de General Data Protection Regulation (GDPR) van kracht. In deze nieuwe regelgeving, die geldt voor alle bedrijven, wordt geregeld hoe bedrijven moeten omgaan met vertrouwelijke gegevens van klanten. Als accountantskantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader zijn wij ertoe gebonden om u op de hoogte te brengen welke gegevens wij van u bijhouden, alsook de duur en met welk doel wij dit bijhouden. De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking hebben op u in uw hoedanigheid van cliënt van ons kantoor maar ook op u als zakelijke relatie (klant of leverancier) van een derde. In elk geval dienen wij u als betrokkene, van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden, op het volgende te wijzen. 1. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens Ons kantoor verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: A. Toepassing van de Wet tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot de beperking van het gebruik van contanten. Ons kantoor dient met betrekking tot haar cliënten, hun lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van haar cliënten de volgende persoonsgegevens in te winnen: - naam en voornaam - adres - geboortedatum en -plaats - e-mailadres - telefoonnummer - kopie identiteitskaart De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en onontbeerlijk voor het aangaan van een zakelijke relatie. B. Vervullen van de verplichtingen ten aanzien van de overheden. De op ons kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de (hoofdzakelijk doch niet uitsluitend) Belgische overheden in uitvoering van fiscale en/of sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken. De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en onontbeerlijk voor het aangaan van een zakelijke relatie. C. Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders/zaakvoerders, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit. Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als accountant niet naar behoren uitvoeren. 2. Welke persoonsgegevens In het kader van de onder 1. vermelde doeleinden verwerkt ons kantoor de volgende persoonsgegevens: - naam en voornaam - adres 2 - geboortedatum en -plaats - e-mailadres - telefoonnummer - kopie identiteitskaart - ondernemingsnummer - nationaal nummer - bankrekeningnummer In het kader van de aangiften personenbelasting via tax-on-web worden ook volgende gegevens (niet beperkend) verwerkt: - burgerlijke stand - gezinstoestand (informatie kinderen) - eigendomsgegevens - financiële gegevens nodig om de belastingaangifte te kunnen invullen en indienen Ons kantoor verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd. Ons kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders/zaakvoerders, klanten, leveranciers. De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO), het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke. De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 1 vermelde doeleinden. 3. Ontvanger van gegevens Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van ons kantoor vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal ons kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hier uitdrukkelijk mee instemde: Ons kantoor doet een beroep op third service providers: - gebruik van een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal - gebruik van een e-cliëntendatabase en een bijhorend portaal - beroep op externe deskundigen voor het uitvoeren van specifieke opdrachten (notaris, bedrijfsrevisor, extern accountant, enz.) Ons kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar cliënten en/of van u te verdedigen en/of te beschermen. 4. Veiligheidsmaatregelen Ons kantoor heeft en zal steeds de nodige maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van haar informaticasysteem te verzekeren. Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft ons kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring. Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar ons kantoor een beroep op doet.